Организация премьеры

Премьера — один из самых ярких и запоминающихся ивентов. Он вызывает особенные эмоции: предвкушение, ожидание чуда и своеобразный азарт первооткрывателя, гордость от того, что стал свидетелем зрелища, которого раньше не было в мире. В легкой, непринужденной атмосфере, среди волнующего флера тайны гости праздника чувствуют себя превосходно.

Но за этой легкостью стоит большая и кропотливая работа, объединенные профессиональные действия многих людей. Организация премьеры требует солидных ресурсов, широкого круга контактов и серьезного подхода к делу. И это совершенно точно командная задача.

Рассмотрим пример из области кино. Прежде чем новый фильм выйдет на экраны кинотеатров, к широкой публике, его часто демонстрируют узкому кругу зрителей — критикам, журналистам, блогерам, представителям киноиндустрии, чиновникам из министерства культуры и т. д. Это предпоказ, своего рода камерная премьера и одновременно — часть рекламной кампании нового фильма. И чтобы он прошел хорошо, организатору необходимо решить целый ряд задач.

Прежде всего нужно определить концепцию ивента, а исходя из нее — написать программу. Она должна быть максимально подробной и четкой, с регламентом событий и таймингами: что будет происходить до демонстрации фильма, что — после, когда запланировано проведение фуршета, кто отвечает за каждый этап.

Следующий шаг — выбор места проведения предпоказа. Потребуется просторное помещение, в котором разместятся не только гости, но и вся необходимая техника. Важно, чтобы в этой локации можно было выделить несколько зон — кинозал, площадку для проведения интервью или шоу-программы, место для организации фуршета. Еще один нюанс: наша локация должна быть доступной, расположенной таким образом, чтобы до нее было легко добраться из любой точки города.

Теперь пора разработать стиль ивента — оформление локации, дизайн приглашений и полиграфии. Часто он перекликается с атмосферой фильма. Если на экране будут роботы, то и в оформлении используют элементы киберпанка. Если зрителей ждет встреча с эльфами и гоблинами, то и у входа их встретят рыцари в броне, а в баре предложат коктейль «Дыхание дракона».

Еще одна задача, тоже важная, — это развлекательная программа. Тут полный простор для творчества. Главное, удержаться в рамках придуманной концепции и бюджета. Диджеи, аниматоры, ведущий, танцоры — всех этих специалистов надо найти и нанять. А потом проследить, чтобы они появились на ивенте и выступили вовремя.

И, конечно, угощение! Здесь тоже возможны любые варианты: организация фуршета, коктейль-бара или банкета. Эту задачу логично поручить кейтеринговой компании. Специалисты помогут составить меню, привезут посуду, текстиль и даже, при необходимости, собственный декор, а также пригласят весь обслуживающий персонал — барменов, официантов, поваров. Сложность состоит в том, чтобы выбрать действительно надежный и качественный кейтеринг.

Наконец, нельзя забывать о СМИ. Премьеру нельзя оставлять в тени, о ней должны говорить, ее должны с нетерпением ждать. Интерес публики необходимо подогревать, и предпоказ — отличный способ это сделать. Необходимо пригласить известных журналистов и киноблогеров, позаботиться о том, чтобы информация о премьере появилась на нужных интернет-площадках.

Ну и остаются еще чисто технические и административные вопросы, которые обеспечивают успешное проведение премьеры. Среди них:

• доставка на локацию и установка необходимой аппаратуры;
• монтаж декора и его демонтаж;
• заказ полиграфии;
• обеспечение охраны мероприятия;
• доставка гостей на премьеру и с нее;
• координация всех работ, отслеживание тайминг-плана и регламента ивента.

И все перечисленные задачи — важные, все влияют на впечатление, которые гости вынесут с предпоказа и потом транслируют своим знакомым и друзьям, в СМИ и в интернет. Мелочей нет.

Если выйдет из строя киноаппаратура и показ фильма будет скомкан, хорошее шоу вряд ли сгладит досаду. Если зал будет оформлен серо и плоско, а развлекательная программа окажется скучной, запомнят именно это. И даже самое классное проведение фуршета не спасет положение, если мероприятия будет плохо скоординировано, а гости окажутся предоставлены сами себе.

Вывод один, и он очевиден. Организацию и проведение премьеры лучше доверить профессионалам.

Это закономерный вопрос, и он часто определяет выбор агентства. Мы отвечаем на него только после детального просчета проекта. На конечную цену влияют несколько важных условий.

Прежде всего нам необходимо понимать, в каком формате пройдет премьера. Мы можем устроить яркое шоу с умопомрачительным фейерверком, шикарной развлекательной программой и after-party, а можем организовать строгий деловой приём с великолепным обслуживанием и симфоническим оркестром. Всё зависит от вашего выбора. Стандартных программ у нас нет, шаблонных решений — тоже. И в этом наше преимущество.

Следующий вопрос — масштаб мероприятия. Здесь простая логика: чем больше будет гостей, тем дороже обойдется, к примеру, организация фуршета. Для большой премьеры и помещение нужно большое, и обслуживающего персонала потребуется больше. В общем, размах должен быть во всем.

И, конечно, стоимость будет зависеть от объема оказанных нами услуг. Мы всегда идем навстречу клиенту, и если вы хотите участвовать в процессе и взять часть работ на себя, мы приветствуем такое стремление. Сотрудничать с человеком, который горит своими идеями, всегда интересно и полезно. Мы заранее определим зону нашей ответственности, и будьте уверены, что свои задачи мы выполним с блеском.

Однако есть и другой вариант — организация торжества под ключ. В этом случае вам нужно только описать, каким вы видите мероприятие, и подписать договор. Всё остальное, все хлопоты и бумажную волокиту, мы берем на себя.

В назначенный день и час вы спокойно, твердо зная, что всё под контролем, приедете на место проведения премьеры. Насладитесь шоу-программой, отдадите должное закускам и напиткам, пообщаетесь с гостями и журналистами, примете их восхищение и одобрение. А после окончания торжества с приятным чувством победы и хорошо выполненной работы отправитесь домой.

Если вам необходимо организовать блестящее событие, мы с радостью вам поможем. Наше сотрудничество будет построено по такой схеме:

1. Заполнение брифа. У нас на сайте вы оставляете заявку с указанием желаемой даты, количеством гостей и формата мероприятия. Прописываете все свои идеи и предпочтения, от особенностей оформления зала и шоу-программы до пожеланий касательно организации фуршета. Чем подробней вы заполните бриф, тем лучше
2. Обсуждение деталей проекта. Заявки обрабатываются круглосуточно, без выходных и праздников. Очень скоро с вами свяжется наш менеджер, чтобы уточнить все нюансы. Это можно сделать по телефону, онлайн или при личной встрече — как вам удобнее.
3. Разработка плана мероприятия. Мы предлагаем несколько вариантов программы, обсуждаем их с вами. Вы выбираете тот, который лучше всего отвечает вашей идее.
4. Утверждение бюджета. Проектный менеджер составляет смету выбранного вами проекта. На данном этапе возможна корректировка стоимости ивента и объема наших услуг. Возможно, вы решите, что на премьере необходима живая музыка, а проведение фуршета не может обойтись без фонтана из шоколада. И мы, конечно же, внесем в прайс необходимые изменения.
5. Заключение договора.
6. Организация и координация премьеры. Вы отдыхаете, мы решаем все проблемы.

На всех этапах подготовки с вами работаем менеджер, курирующий проект и отвечающий на все вопросы.

Несколько слов о смете. В ней будет указана как общая стоимость проекта, так и цена каждой услуги, а все расходы просчитаны вплоть до гривны. Смета обязательно обсуждается. В ней вы не увидите ничего ненужного, потому что наша цель — хорошо выполнить свою работу, а не продать вам как можно больше любой ценой.

Однако может случиться так, что вы захотите удешевить ивент — например, снизить затраты на организацию фуршета или полиграфию. В этом случае мы готовы искать альтернативу, но при одном условии — если изменения не снизят качество ивента. Мы уверены, что и вы бы не захотели получить хоть и недорогую, но скверно организованную и скучную премьеру, которая нанесет ущерб вашей репутации.

Вот несколько аргументов, почему для организации торжества стоит выбрать EasyEvent:

Мы имеем огромный опыт работы. Это подтверждает наше портфолио и позитивные отзывы клиентов, среди которых — крупные украинские и международные компании. Обращаясь к нам, вы можете быть уверены в качестве предоставленных услуг.

1. Мы поддерживаем долгосрочные отношения с нашими клиентами. Нам это удается, потому что мы всегда выполняем свои обязательства на 100% и еще немного больше.
2. Мы экономим ваше время и нервы — и благодаря услуге «событие под ключ», и благодаря четкой рабочей схеме, по которой строится наше сотрудничество. Мы не задаем лишних вопросов и не нарушаем ваш привычный ритм жизни.
3. Мы предлагаем только актуальные услуги и адекватные цены.
4. Предоставляем прозрачную смету, в которой просчитаны все возможные расходы, от аренды помещения и организации фуршета до уборки помещения после мероприятия.
5. Все вопросы оплаты решаются до подписания договора, а после мы не увеличиваем стоимость проекта без вашего ведома и согласия.
6. У нас огромный круг деловых контактов. Мы работаем с надежными подрядчиками, которые в кратчайшие сроки предоставляют качественные услуги по организации шоу-программ, аренде техники и помещения, изготовлению полиграфии, проведению фуршета и так далее.

Мы — слаженная команда профессионалов, которая умеет качественно работать в любых условиях. Мы быстро справляемся со всеми вопросами, включая форс-мажоры. Наша команда практикует творческий и ответственный подход к делу. Мы с удовольствием генерируем идеи и координируем сложные и масштабные проекты, ничего не упуская из виду.

Не стоит тратить время на раздумья. Заполняйте бриф, высказывайте свои пожелания, а мы сделаем мероприятие поистине грандиозным.