Организация форума в Киеве

Организация форума — ответственная задача, с которой рано или поздно сталкивается любой успешный бизнес. Мы сделаем так, чтобы всё прошло без накладок, а гости и деловые партнеры остались довольны.

Наши проекты

Как организовать форум?

  • Тщательно ознакомиться с тематикой и направленностью будущего мероприятия.
  • Составить подробный план проведения форума, подготовить его программу и чёткое расписание.
  • Подобрать подходящую для организации и проведения форума локацию, которая сможет обеспечить комфортное рабочее пространство для всех участников, включая СМИ, выступающих специалистов и других приглашенных лиц.
  • Оборудовать локацию всей необходимой для проведения форума аппаратурой и обеспечить техническое оснащение мероприятия.
  • Подготовить необходимые для банкета, кофе-брейка или фуршета продукты.
  • Организовать транспорт для участников форума, при необходимости с возможностью доставки гостей как на ивент, так и обратно.
  • Провести видеозапись и фотосъёмку события.

Организация бизнес-форума — важное мероприятие для любой развивающейся крупной компании, и мы понимаем и принимаем всю ту ответственность, которая возлагается на организаторов.

Очень важно обеспечить такое пространство, в котором будет удобно выступать с длительными докладами, обсуждать важные деловые вопросы или просто приятно общаться друг с другом. Обмен опытом и новыми идеями невозможен в неподходящей обстановке, где некомфортно или даже неприятно находиться, нет должных удобств и есть много раздражающих и отвлекающих факторов.

Для организации форума очень важно найти хорошую локацию. Само слово «форум» неспроста изначально обозначало именно локацию — это была центральная площадь в Древнем Риме, где происходила вся общественная жизнь. Люди собирались на ней и обсуждали важные для жизни общества вопросы. Со временем, под этим словом стали подразумевать сам процесс обсуждения, а не место. Но древние греки свое дело знали, ведь без хорошего места очень редко получается дельное обсуждение.

Важную роль в организации форума играет как само помещение, так и его территориальное расположение. Места с плохой инфраструктурой и отсутствием звукоизоляции плохо подходят для таких мероприятий. Само помещение должно быть просторным, с пространством, где можно организовать круглые столы или сцены для докладчиков, и с большим количеством сидячих мест для гостей. Также не стоит забывать о хорошем освещении и наличии достаточного количества санузлов. Проведение форума в таком месте совершенно точно принесет наиболее положительные результаты.

Создание максимально комфортной рабочей атмосферы — ключ к организации и проведению форума, который полноправно будет считаться хорошим и качественным. Мы отлично умеем создавать необходимые условия для того, чтобы мероприятие прошло успешно, а все участники и, конечно же, заказчик остались довольны.

Какие услуги мы предоставляем?

Подбор локации для форума
Мы подбираем максимально подходящую для форума локацию. При выборе локации учитываются ваши пожелания, бюджет мероприятия, количество участников, наличие технических помещений и оборудования, возможность организации кофе-брейков, удобство местоположения и длительность мероприятия.
Разработка тайминг-плана
Мы проработаем тайминг-план и продумаем всё до мельчайших деталей, чтобы не допустить форс-мажоров.
Профессиональная фото/видео съемка
Профессиональный фотограф запечатлит каждый важный момент вашего форума, а операторы подготовят видеозапись и короткие промо ролики. После мероприятия вы получите высококачественные обработанные фотографии и видео.
Техническое обеспечение
Мы определим, какое оборудование нужно для форума, доставим, установим, подключим и обеспечим бесперебойную работу. Вам не придётся подбирать разъемы к звуковой аппаратуре, прятать провода, искать сцену подходящего размера и настраивать свет.

  • Звуковое оборудование
  • Проекторы и экраны
  • Микшерные пульты
  • Световое оборудование
  • Сцены и подиумы
  • Стенды
  • Мебель для фуршетов и кофе-пауз
Организация фуршетов и кофе-пауз
Мы рассчитаем питание так, чтобы все участники остались довольны, включим в смету необходимое количество напитков, учтем порядок и количество кофе-пауз и внесем их в тайминг-план форума.

Администратор проконтролирует правильность подачи и скоординирует персонал, чтобы не допустить задержек.
Трансфер для участников и спикеров
Мы подберем транспорт нужной вместительности, скоординируем водителей в случае продления мероприятия, обеспечим трансфер участников и спикеров на форум и развоз после него.
Работа со спикерами
Мы обеспечим проживание и трансфер спикеров к отелю и месту проведения форума, подготовим для них технические помещения и организуем отдельную зону для питания.
Персонал для форума
Ни один форум не обходится без персонала. На каждое мероприятие мы привлекаем профессионалов, с которыми работаем длительное время, и уверены в их возможностях.

  • Администраторы
  • Ведущие
  • Диджеи
  • Хостес
  • Фотографы
  • Операторы
  • Официанты
  • Монтажники
  • Водители
Услуги и оборудование для синхронного перевода
Мы подберём переводчика, который специализируется на теме форума, а при подборе локации учтем наличие технического помещения для переводчиков. Доставим и подключим необходимое оборудование и обеспечим всех участников наушниками.
Координация мероприятия
Мы заранее проинструктируем задействованный в проведении мероприятия персонал, обсудим условия работы с подрядчиками, внесём предоплаты, скоординируем всех подрядчиков, чтобы не допустить форс-мажоров и проконтролируем их работу. Мы закрепим за вами персонального менеджера, чтобы оперативно воплощать ваши пожелания и предоставлять всю необходимую информацию.

Давайте обсудим ваш форум

Сколько стоит организация форума?

Зависит от масштабов предполагаемого события, необходимого для его проведения оборудования и количества приглашенных гостей. Каждый ивент имеет свою собственную итоговую цену, которая складывается из стоимости всех разнообразных работ и услуг, необходимых для проведения конкретного мероприятия. Поэтому назвать точную цену организации форума заранее, не зная всех деталей, попросту невозможно.

Так, например, организация форума в самом центре города потребует дополнительных трат из-за высокой цены за аренду помещения в таком рентабельном районе. Казалось бы нужно просто выбрать локацию подальше от городской суеты, где и потише и подешевле. Но не тут то было: сильно повысятся траты на трансфер участников, не говоря уже о том, что такое помещение часто не оборудовано всей необходимой для проведения форума техникой, а значит ее тоже придется туда везти.

Цена на организацию форума - это сложный паззл, который удается собрать, только имея на руках все мелкие детали. Очень важно следить, чтобы ни одна из них не потерялась! Именно поэтому мы составляем индивидуальную смету для каждого отдельного мероприятия, в которой абсолютно прозрачно и детально расписан каждый пункт бюджета организации форума.

Если вам требуются какие-то дополнительные услуги, если вы хотите внести любые корректировки в составленный нами план ивента или же уточнить своё видение того или иного вопроса, наши специалисты всегда готовы обсудить с вами каждую деталь.

Организация и проведение форума - довольно трудоемкая задача, работа над которой требует выполнения множества мелких дел. Но у этого есть и свои плюсы: тут есть где развернуться в плане выбора мелочей и поиска наиболее оптимальных решений. Это значительно облегчает коммуникацию с клиентом и помогает быстрее найти компромисс при возникновении спорных вопросов.

Мы сделаем так, чтобы в процессе проведения форума у всех желающих была возможность выступить и высказать свое мнение, подготовим стенды с необходимой профильной информацией и аппаратуру для выступлений, а также обеспечим приятный отдых и полноценное питание в перерывах между докладами.

Мы создадим такую атмосферу, которая поспособствует как налаживанию деловых контактов, так и неформальному общению в приятной обстановке. Проведение форума - событие в том числе социальное, которое предполагает общение с другими людьми, работающими в той же отрасли. Так что без располагающей к общению атмосферы никуда!

Почему нужно заказывать организацию форумов в EasyEvent?

У нас большой опыт проведения деловых встреч и мероприятий в Киеве — наше портфолио является ярким тому подтверждением. Мы знаем, как поддержать деловую атмосферу, при этом обеспечив участникам события максимальный комфорт и приятное времяпровождение. Отзывы довольных клиентов о проведении форума нашей командой специалистов — лучшее доказательство нашей компетентности, которое подтверждает наш профессионализм лучше всяких титулов и грамот.

Еще один несомненный плюс сотрудничества с нами — это наша ориентированность на удобство для клиента. Наш рабочий процесс построен так, чтобы после выяснения и утверждения всех деталей мы могли больше не беспокоить клиента вплоть до окончания мероприятия и предоставления финального отчета о проделанной для организации форума работе.

Однако это вовсе не значит, что мы не готовы сотрудничать с клиентом и прячем от него рабочий процесс. Наоборот, мы просто обожаем, когда заказчик настолько заинтересован своим мероприятием, что хочет участвовать в его организации лично. Приятно видеть, когда клиент ищет помощи профессионалов в реализации своей идеи, которой он по-настоящему горит.

Организация бизнес форума имеет свою особую специфику, и мы как нельзя лучше знаем все тонкости такого рода ивентов. У нас есть контакты нужных специалистов, намечены хорошие локации, мы знаем все подводные камни организации форума и умеем их избегать.

Наша команда поможет вам сделать так, чтобы все успели вовремя выступить, гости не устали от этого слишком сильно, а вся важная информация была успешно донесена до целевой аудитории, которая присутствует на мероприятии.

Если вы хотите, чтобы ваше мероприятие стало по-настоящему успешным, доверьте организацию форума профессионалам. Заполняйте бриф, и мы уже сегодня свяжемся с вами, чтобы обсудить детали будущего мероприятия.

Начать сотрудничество

Детальный бриф на организацию мероприятия