Организация конференций в Киеве

Чтобы организация конференции была успешной и результат мероприятия соответствовал ожиданиям, необходимо:

1. Точно сформулировать ее тему и разработать чёткий детальный план.
2. Найти подходящее помещение, где будет достаточно места для всего необходимого оборудования и участников.
3. Доставить на локацию технику и расходники: блокноты, планшеты, пишущие принадлежности, раздаточные материалы.
4. Обеспечить полноценное питание (кофе-брейки, обеденный перерыв, возможно, даже фуршет).
5. Если на ивенте ожидаются участники из других городов и стран, необходимо обеспечить им комфортное место для проживания — в идеале снять номера в гостинице или отеле недалеко от места проведения конференции.
6. Организовать трансфер гостей и ведущих на мероприятие и с него.

Семинары очень похожи на тренинги, однако в их программе больше места отводится теории, а не практике. Они проходят намного спокойнее, в них куда меньше интерактива и различных упражнений, они не требуют повторного проведения для мониторинга успехов обучающихся.

Еще одна особенность организации конференций состоит в том, что для них не требуется специально обученный тренер. Вместо него выступает один или несколько ведущих — профессионалов, которые хорошо разбираются в тематике мероприятия. Они должны быть достаточно известными и авторитетными, лучше всего признанными экспертами — именно это дает им право обучать других специалистов в своей отрасли. Специалисты, которые хорошо разбираются в своем деле, редко склонны принимать советы и наставления от никому не известных людей.

Семинар можно сравнить с лекцией в университете, с той только разницей, что участники действительно заинтересованы в предмете обсуждения, никто не прогуливает и все очень ценят время преподавателя и относятся к нему с уважением.

Вместо аудитории с неудобными старыми партами обучение проходит в просторном и удобном зале, оборудованном хорошей видео- и аудио аппаратурой. Вместо университетской столовой участники идут в красивое светлое помещение и получают там обед из нескольких блюд. А иногда еще и приятный бонус в виде фуршета.

Заказы на организацию конференций мы получаем часто. Мы до тонкостей знаем, как правильно это сделать. И все свои навыки, свою материальную базу и опыт мы готовы предоставить вам.

Это целиком и полностью зависит от размаха запланированного мероприятия и объема необходимых для его организации услуг. Семинар, в котором будут участвовать только сотрудники вашей компании, очевидно, будет гораздо дешевле всеукраинского или международного собрания. Оно и понятно: не нужно оплачивать гостиничные номера, снизятся затраты на трансфер участников, потребуется меньше еды и расходных материалов.

После того, как мы вместе с вами составим подробный план будущего ивента, наш финансовый отдел подготовит смету. В ней будет указана общая стоимость всей работы по организации конференции и отдельно — цена каждой услуги. Смета обязательно обсуждается. Мы можем при необходимости скорректировать или даже полностью поменять план мероприятия, чтобы он лучше соответствовал вашим идеям и предполагаемому бюджету.

Если вы настроены лично участвовать в рабочем процессе, наши менеджеры помогут вам выбрать необходимый пакет услуг, и таким образом мы определим свой фронт работ. Даже если вы поручите нам совсем небольшое задание, мы сделаем все наилучшим образом. Выполнять свои обязательства на 100% давно вошло у нас в привычку.

А возможно, вы решите заказать проведение конференции под ключ. Это очень удобная форма сотрудничества: мы берем на себя все хлопоты, всю бумажную волокиту, переговоры с подрядчиками и прочее. От вас требуется только подписать договор, и после этого следующая наша встреча произойдет уже непосредственно перед началом семинара. А через пару дней после его окончания мы вышлем вам подробный отчет, фото- и видеозаписи с мероприятия.

Мы не делаем ивенты по шаблонам и для каждого клиента разрабатываем персональный план организации конференции. Поэтому и сметы каждый раз получаются разные, но они всегда прозрачные и точные. Такая смета — дополнительная гарантия того, что в процессе не появится вдруг неучтенная статья расходов, которая поднимет стоимость наших работ (а основной гарантией выступает наша репутация, которой мы дорожим).

Сумма нашего вознаграждения может измениться только по обоюдному согласию и только в тех случаях, которые указаны в договоре. Причиной для таких изменений могут быть форс-мажорные обстоятельства, но в них мы попадаем редко.

Для проведения конференции очень важно подобрать хорошее помещение. Оно должно быть просторным, с хорошим освещением, прохладным в жару и теплым в холодное время года. Одним словом, таким, чтобы людям было в нем удобно в течение всего дня. Семинар занимает довольно большой отрезок времени и требует от всех участников — как «преподавателя», так и «учеников» — постоянного внимания и повышенной мозговой активности.

По этим же причинам очень важно хорошо организовать питание на ивенте. Чай, кофе, сладкое и перекусы — всё это позволяет участникам находиться в тонусе, поддерживает хорошую работу мозга и улучшает концентрацию внимания. А полноценный обед поможет восстановить силы, чтобы продуктивность обучения не снизилась и во второй половине учебного дня.

Мы занимаемся своим делом уже давно, и у нас есть готовая база подходящих помещений, проверенные службы доставки пищи и большой опыт в модерации обучающих мероприятий.

Чтобы не быть голословными, представляем наше портфолио — в нём полным-полно примеров, которые подтверждают нашу компетентность. Также вы можете посмотреть отзывы клиентов, которые заказывали у нас услуги по организации конференций.

Наша работа с клиентами строится по проверенной и удобной для всех схеме:

1. Вы заполняете бриф на нашем сайте. Заявки обрабатываются круглосуточно, без праздников и выходных. Это позволяет нам оперативно откликнуться на ваш заказ.
2. С вами связывается наш менеджер и уточняет детали ивента — тему, формат, масштаб, дату и прочее. В случае организации конференции большое значение имеет также состав участников.
3. На основании полученной от вас информации мы разрабатываем возможный план мероприятия и смету.
4. План и смета обсуждаются и при необходимости корректируются.
5. Мы подписываем договор.
6. Мы приступаем к организации конференции, а вы живете в обычном режиме и уделяете свое внимание другим делам.
7. Конференция проходит с блеском. Вы принимаете благодарности и обращаетесь к нам снова, когда возникает необходимость провести еще один ивент. Этот пункт очень важен для нас: мы нацелены на долгосрочное сотрудничество.

Самый надежный способ убедиться в нашем профессионализме — это увидеть всё собственными глазами. Заполняйте бриф, и мы свяжемся с вами, чтобы обсудить подробности предстоящего семинара.