Организация конференций в Киеве

Обучение персонала — важное мероприятие для любой компании. Мы создадим для участников максимально комфортные условия, которые будут располагать к усвоению новой информации.

Наши проекты

Как организовать семинар?

Чтобы организация конференции была успешной и результат мероприятия соответствовал ожиданиям, необходимо:

  1. Точно сформулировать ее тему и разработать чёткий детальный план.
  2. Найти подходящее помещение, где будет достаточно места для всего необходимого оборудования и участников.
  3. Доставить на локацию технику и расходники: блокноты, планшеты, пишущие принадлежности, раздаточные материалы.
  4. Обеспечить полноценное питание (кофе-брейки, обеденный перерыв, возможно, даже фуршет).
  5. Если на ивенте ожидаются участники из других городов и стран, необходимо обеспечить им комфортное место для проживания — в идеале снять номера в гостинице или отеле недалеко от места проведения конференции.
  6. Организовать трансфер гостей и ведущих на мероприятие и с него.

Семинары очень похожи на тренинги, однако в их программе больше места отводится теории, а не практике. Они проходят намного спокойнее, в них куда меньше интерактива и различных упражнений, они не требуют повторного проведения для мониторинга успехов обучающихся.

Еще одна особенность организации конференций состоит в том, что для них не требуется специально обученный тренер. Вместо него выступает один или несколько ведущих — профессионалов, которые хорошо разбираются в тематике мероприятия. Они должны быть достаточно известными и авторитетными, лучше всего признанными экспертами — именно это дает им право обучать других специалистов в своей отрасли. Специалисты, которые хорошо разбираются в своем деле, редко склонны принимать советы и наставления от никому не известных людей.

Семинар можно сравнить с лекцией в университете, с той только разницей, что участники действительно заинтересованы в предмете обсуждения, никто не прогуливает и все очень ценят время преподавателя и относятся к нему с уважением.

Вместо аудитории с неудобными старыми партами обучение проходит в просторном и удобном зале, оборудованном хорошей видео- и аудио аппаратурой. Вместо университетской столовой участники идут в красивое светлое помещение и получают там обед из нескольких блюд. А иногда еще и приятный бонус в виде фуршета.

Заказы на организацию конференций мы получаем часто. Мы до тонкостей знаем, как правильно это сделать. И все свои навыки, свою материальную базу и опыт мы готовы предоставить вам.

Какие услуги мы предоставляем?

Подбор локации для семинара
Мы подбираем максимально подходящую для семинара локацию. При выборе локации учитываются ваши пожелания, бюджет мероприятия, количество участников, наличие технических помещений и оборудования, возможность организации кофе-брейков, удобство местоположения и длительность семинара.
Разработка тайминг-плана
Мы проработаем тайминг-план и продумаем всё до мельчайших деталей, чтобы не допустить форс-мажоров.
Профессиональная фото/видео съемка
Профессиональный фотограф запечатлит каждый важный момент вашего семинара, а операторы подготовят видеозапись и короткие промо ролики. После мероприятия вы получите высококачественные обработанные фотографии и видео.
Техническое обеспечение
Мы определим, какое оборудование нужно для семинара, доставим, установим, подключим и обеспечим бесперебойную работу. Вам не придётся подбирать разъемы к звуковой аппаратуре, прятать провода, искать сцену подходящего размера и настраивать свет.

  • Звуковое оборудование
  • Проекторы и экраны
  • Микшерные пульты
  • Световое оборудование
  • Сцены и подиумы
  • Стенды
  • Мебель для фуршетов и кофе-пауз
Трансфер для участников
Мы подберем транспорт нужной вместительности, скоординируем водителей в случае продления мероприятия, обеспечим трансфер участников на семинар и развоз после него.
Персонал для семинаров
Ни один семинар не обходится без персонала. На каждое мероприятие мы привлекаем профессионалов, с которыми работаем длительное время, и уверены в их возможностях.

  • Администраторы
  • Ведущие
  • Диджеи
  • Хостес
  • Фотографы
  • Операторы
  • Официанты
  • Монтажники
  • Водители
Организация фуршетов и кофе-пауз
Мы рассчитаем питание так, чтобы все участники остались довольны, включим в смету необходимое количество напитков, учтем порядок и количество кофе-пауз и внесем их в тайминг-план семинара.

Администратор проконтролирует правильность подачи и скоординирует персонал, чтобы не допустить задержек.
Работа с участниками
Мы встретим и зарегистрируем участников, поможем им найти место в зале и обеспечим информационную поддержку в течении семинара.
Услуги и оборудование для синхронного перевода
Мы подберём переводчика, который специализируется на теме семинара, а при подборе локации учтем наличие технического помещения для переводчиков. Доставим и подключим необходимое оборудование и обеспечим всех участников наушниками.
Координация мероприятия
Мы заранее проинструктируем задействованный в проведении мероприятия персонал, обсудим условия работы с подрядчиками, внесём предоплаты, скоординируем всех подрядчиков, чтобы не допустить форс-мажоров и проконтролируем их работу. Мы закрепим за вами персонального менеджера, чтобы оперативно воплощать ваши пожелания и предоставлять всю необходимую информацию.

Давайте обсудим ваш семинар

Сколько стоит организация семинара в Киеве?

Это целиком и полностью зависит от размаха запланированного мероприятия и объема необходимых для его организации услуг. Семинар, в котором будут участвовать только сотрудники вашей компании, очевидно, будет гораздо дешевле всеукраинского или международного собрания. Оно и понятно: не нужно оплачивать гостиничные номера, снизятся затраты на трансфер участников, потребуется меньше еды и расходных материалов.

После того, как мы вместе с вами составим подробный план будущего ивента, наш финансовый отдел подготовит смету. В ней будет указана общая стоимость всей работы по организации конференции и отдельно — цена каждой услуги. Смета обязательно обсуждается. Мы можем при необходимости скорректировать или даже полностью поменять план мероприятия, чтобы он лучше соответствовал вашим идеям и предполагаемому бюджету.

Если вы настроены лично участвовать в рабочем процессе, наши менеджеры помогут вам выбрать необходимый пакет услуг, и таким образом мы определим свой фронт работ. Даже если вы поручите нам совсем небольшое задание, мы сделаем все наилучшим образом. Выполнять свои обязательства на 100% давно вошло у нас в привычку.

А возможно, вы решите заказать проведение конференции под ключ. Это очень удобная форма сотрудничества: мы берем на себя все хлопоты, всю бумажную волокиту, переговоры с подрядчиками и прочее. От вас требуется только подписать договор, и после этого следующая наша встреча произойдет уже непосредственно перед началом семинара. А через пару дней после его окончания мы вышлем вам подробный отчет, фото- и видеозаписи с мероприятия.

Мы не делаем ивенты по шаблонам и для каждого клиента разрабатываем персональный план организации конференции. Поэтому и сметы каждый раз получаются разные, но они всегда прозрачные и точные. Такая смета — дополнительная гарантия того, что в процессе не появится вдруг неучтенная статья расходов, которая поднимет стоимость наших работ (а основной гарантией выступает наша репутация, которой мы дорожим).

Сумма нашего вознаграждения может измениться только по обоюдному согласию и только в тех случаях, которые указаны в договоре. Причиной для таких изменений могут быть форс-мажорные обстоятельства, но в них мы попадаем редко.

Почему нужно заказывать семинар в EasyEvent?

Для проведения конференции очень важно подобрать хорошее помещение. Оно должно быть просторным, с хорошим освещением, прохладным в жару и теплым в холодное время года. Одним словом, таким, чтобы людям было в нем удобно в течение всего дня. Семинар занимает довольно большой отрезок времени и требует от всех участников — как «преподавателя», так и «учеников» — постоянного внимания и повышенной мозговой активности.

По этим же причинам очень важно хорошо организовать питание на ивенте. Чай, кофе, сладкое и перекусы — всё это позволяет участникам находиться в тонусе, поддерживает хорошую работу мозга и улучшает концентрацию внимания. А полноценный обед поможет восстановить силы, чтобы продуктивность обучения не снизилась и во второй половине учебного дня.

Мы занимаемся своим делом уже давно, и у нас есть готовая база подходящих помещений, проверенные службы доставки пищи и большой опыт в модерации обучающих мероприятий.

Чтобы не быть голословными, представляем наше портфолио — в нём полным-полно примеров, которые подтверждают нашу компетентность. Также вы можете посмотреть отзывы клиентов, которые заказывали у нас услуги по организации конференций.

Наша работа с клиентами строится по проверенной и удобной для всех схеме:

  1. Вы заполняете бриф на нашем сайте. Заявки обрабатываются круглосуточно, без праздников и выходных. Это позволяет нам оперативно откликнуться на ваш заказ.
  2. С вами связывается наш менеджер и уточняет детали ивента — тему, формат, масштаб, дату и прочее. В случае организации конференции большое значение имеет также состав участников.
  3. На основании полученной от вас информации мы разрабатываем возможный план мероприятия и смету.
  4. План и смета обсуждаются и при необходимости корректируются.
  5. Мы подписываем договор.
  6. Мы приступаем к организации конференции, а вы живете в обычном режиме и уделяете свое внимание другим делам.
  7. Конференция проходит с блеском. Вы принимаете благодарности и обращаетесь к нам снова, когда возникает необходимость провести еще один ивент. Этот пункт очень важен для нас: мы нацелены на долгосрочное сотрудничество.

Самый надежный способ убедиться в нашем профессионализме — это увидеть всё собственными глазами. Заполняйте бриф, и мы свяжемся с вами, чтобы обсудить подробности предстоящего семинара.

Начать сотрудничество

Детальный бриф на организацию мероприятия