Проведение конференций в Киеве

1. Придумать интересную концепцию, составить подробное расписание и чёткий план будущего мероприятия.
2. Арендовать подходящее для масштабного мероприятия помещение и подготовить его к предстоящему событию.
3. Договориться с нужными СМИ, обсудить предстоящую работу с приглашенными специалистами.
4. Оформить все необходимые сопроводительные материалы — пресс-кит, буклеты, пригласительные письма, сувениры и т. д.
5. Обеспечить соответствующее техническое оснащение мероприятия (проекторы, экраны, стенды и т. д.).
6. В случае крупномасштабных, в особенности международных, конференций — забронировать для приезжих гостей номера в отелях или гостиницах.
7. Наладить транспортировку участников как на конференцию, так и обратно в то место, где они остановились.
8. Организовать полноценное питание: ланч, кофе-брейк, фуршет и т. д.
9. Если конференция длится два или более дня, нужно составить для гостей развлекательную программу (экскурсии, походы в музеи или развлекательные центры, прогулки по городу, осмотр достопримечательностей и прочее).

Организация конференций, в особенности крупных, — одна из самых сложных и трудоемких задач на жизненном пути любого ивент-агентства. Мероприятие может длиться несколько дней подряд, на нём обычно присутствует много гостей и выступающих, часто на локации мероприятия нужно создать несколько разных зон, в каждой из которых будет проходить то или иное событие со своим собственным графиком.

И всё это нужно достойным образом технически обеспечить, тщательно спланировать и внимательно следить, чтобы в процессе не возникло никаких накладок, иначе все рискует посыпаться, как большой карточный домик, и впечатление от конференции будет испорчено.

Конференции во многом напоминают другие серьезные бизнес-мероприятия, например — форумы и семинары, но с той разницей, что они гораздо более масштабны. С точки зрения подготовительного процесса эти ивенты тоже похожи, хотя организация конференций чаще требует разнообразных дополнительных работ, вроде бронирования жилья для иногородних или же иностранных участников и организации развлечений для них в свободное от присутствия на ивенте время.

Хотя конференции полезны для всех компаний и предпринимателей в отрасли, особо большую пользу от них получают наиболее крупные компании. Именно поэтому в организации конференций обычно больше всего заинтересованы именно они. Для них это и PR-акция, и возможность найти новые кадры или улучшить производственные схемы, и возможность показать себя и, если так можно выразиться, «поиграть мускулами» перед потенциальными и вполне реальными конкурентами.

Но главное и основополагающее с точки зрения любого ивент-агентства отличие организации конференций от других бизнес-мероприятий состоит в том, что вся ответственность за коммуникацию между гостями и выступающими лежит в первую очередь на организаторах. Это очень большая ответственность, и далеко не каждая компания готова к тому, чтобы взять ее на себя.

Но мы уже не первый год делаем свою работу, и совершенно уверены в своих силах. Тем не менее, это все еще сложная и трудоёмкая задача, ведь нам буквально приходится быть в нескольких местах одновременно, никогда не терять бдительности и постоянно следить за тем, чтобы всё шло четко по заранее намеченному плану.

Это зависит от множества самых разных факторов. Свою роль играют и масштабы мероприятия, и количество гостей, и формат конференции — международная, всеукраинская или локальная. В каждом конкретном случае есть свои нюансы и свои дополнительные траты, как и пункты, от которых в целом можно отказаться, чтобы снизить стоимость организации конференции.

Мы занимаемся организацией семинаров и конференций под ключ, а это значит, что наши специалисты обсуждают с клиентом все, даже самые мелкие, нюансы, составляют план мероприятия и утверждают его вместе с ним. Мы учитываем любые важные подробности — что должно быть в программе обязательно, что заказчик хотел бы добавить по своему усмотрению и чего включать в программу совершенно точно не следует, чтобы не испортить ивент или не переусложнить его, сделав слишком скучным и затянутым. И только потом мы составляем подробную смету с ценой по каждому из указанных в программе мероприятия пунктов.

Затем мы ещё раз внимательно пересматриваем весь сценарий и если нужно корректируем его совместно с клиентом. Если какой-либо пункт чем-то не устраивает его в финансовом или любом другом плане, мы всегда готовы к поиску возможных альтернатив. Однако стоит иметь в виду, что некоторые работы просто-напросто обязательны для организации конференции. Это вопрос профессионализма: мы никогда не делаем плохих или заранее провальных ивентов, ни за какие деньги.

Далеко не каждое ивент-агентство имеет достаточную квалификацию для того, чтобы грамотно провести конференцию в Киеве, особенно если речь идет о масштабных мероприятиях с многодневной программой и большим количеством гостей. Но мы справимся с такой задачей — наше портфолио и отзывы клиентов могут это подтвердить лучше любых рассказов о нашем опыте и профессионализме.

У нас есть все необходимые для организации семинаров и конференций контакты — гостиницы, водители, полиграфия, СМИ, спикеры и другие профи, участие которых необходимо для проведения качественного ивента такого масштаба. Мы берём на себя всю организационную работу, потому что мы знаем, как сделать ее хорошо и в оговоренные сроки.

Подготовить интересную локацию, договориться со всеми вышеперечисленными людьми и проследить, чтобы во время самой конференции ничего не пошло наперекосяк, — всё это наши первостепенные задачи. Крупные события требуют особенно пристального внимания, ведь чем больше действий происходит на одной локации одновременно, тем больше шанс, что где-то случится сбой. Именно поэтому организация конференций — одна из самых сложных, но в то же время самых интересных и перспективных задач для агентства, занимающегося организацией ивентов.

Можно сравнить организацию конференций с подготовкой к торжественному балу: это сложный процесс, куда вовлечены сотни людей, в котором одновременно происходит множество событий, складывающихся в одно большое действо. И если все сделать правильно, виртуозно подготовив каждую деталь, общий эффект будет действительно потрясающим и невероятным.

Обратившись к нам, вы сэкономите свои время, деньги и силы. Если вы хотите принимать личное участие в организации конференции, мы с удовольствием будем сотрудничать с вами. Вовлечённый человек со своими идеями всегда делает нашу работу еще более интересной и часто добавляет будущему мероприятию уникальные штрихи, которые без него никогда бы не появились.

Однако если всё, что вас интересует, — это качественное проведение конференции в Киеве, организованное в максимально сжатые сроки, мы можем организовать хороший ивент абсолютно без вашего участия. После уточнения всех необходимых данных мы больше не побеспокоим вас. Если вам так удобнее, вы не услышите от нас ни слова вплоть до того момента, когда всё будет готово.

Чтобы связаться с нами, просто заполните бриф. Мы перезвоним вам в ближайшее время и обсудим все детали, а затем примемся за работу. Но помните, что не стоит медлить с решением, ведь организация конференции — дело ответственное и весьма непростое!