Организация и подготовка круглого стола

Мы понимаем, как важно иногда собрать группу профессионалов и обсудить насущный вопрос. Обратившись к нам, вы можете быть уверены, что всем участникам этого мероприятия будет комфортно и ничто не помешает их плодотворному общению.

Наши проекты

Как организовать круглый стол?

Круглый стол нередко проводится как часть более крупных мероприятий — форума, конференции и других. Однако он вполне жизнеспособен и как самостоятельное событие. Ему нет равных в случаях, когда нужно, чтобы группа специалистов всесторонне обсудила какой-либо конкретный вопрос или способы решения насущной проблемы. Иногда формат круглого стола выбирают, чтобы донести до коллег важную профессиональную информацию, и тогда цель мероприятия — не прийти к соглашению, а скорее получить пищу для размышлений.

У этого мероприятия есть ряд особенностей. В отличие от конференции, для проведения круглого стола выбирают узкую, часто специфическую тему. Ее обсуждают люди, которые уже много знают и умеют и хотят прояснить для себя сложные моменты или важные нюансы. И таких людей не бывает много, так что круглый стол обычно не самое масштабное мероприятие.

Особую роль на таком ивенте играет модератор. Это ключевая фигура, он должен быть уверенным и знающим, хорошо разбираться в теме круглого стола, но при этом не выходить на первый план. Его задачи — управлять дискуссией, предотвращать конфликты, грамотно и тонко переводить обсуждение из одного русла в другое, следить за тем, чтобы все участники имели возможность высказаться, и вовлекать в беседу наименее активных.

Чтобы организация круглого стола была успешной, необходимо:
  1. Чётко обозначить тематику (это нужно для работы со СМИ и поиска ведущего). Наряду с главной темой для модератора нужно составить список подтем, которые тоже будут интересны участникам. Это необходимо, чтобы дискуссия не провисала. В ней будут принимать участие люди с разными темпераментами и характерами, и не все они смогут сразу разогреться для большого обсуждения.
  2. Найти подходящую локацию — просторное, хорошо освещенное помещение с комфортным микроклиматом, прохладное в жару и теплое в зимнее время.
  3. Обеспечить всю необходимую технику (проекторы, ноутбуки) и расходные материалы (ручки, блокноты).
  4. Организовать питание. Если кроме кофе-брейков планируется обед, нужно выбрать меню, которое способствует умственной активности.
  5. Обеспечить транспортировку участников на мероприятие и с него
  6. Если присутствуют гости из других городов или стран, забронировать для них номера в гостинице (желательно поблизости от места, где пройдет событие) и обеспечить синхронный перевод информации.

Правила проведения круглого стола остаются неизменными и в том случае, когда он является частью другого мероприятия. Он должен быть хорошо организован, а также иметь заранее продуманные тайминги, которые не будут конфликтовать с общим расписанием. Например, обеденный перерыв участников должен совпадать с общим приемом пищи. Казалось бы, мелочь, а как много значит!

При тщательной организации проведение круглого стола приносит хорошие результаты. Оригинальные идеи рождаются там нечасто, но зато появляется великолепная возможность обобщить мнения и обменяться знаниями. Кроме того, круглый стол успешно разнообразит формат больших мероприятий. Конечно, для этого придется потрудиться. Хорошая новость: у вас есть мы.

Обратившись к нам, вы можете быть уверены: круглый стол, как и любой другой ивент, наша команда организует быстро и чётко, без лишних затрат и проволочек. Мы знаем, как распределить рабочее время, каких ведущих пригласить для той или иной категории участников и как создать приятную дружественную обстановку, которая обеспечит бесконфликтное общение.

Мы найдем аренду с наилучшим соотношением цены и качества и возьмем на себя все хлопоты по координации мероприятия, оставив на вашу долю спокойствие и уверенность. Нам нравится такое разделение. Нам вообще нравится организовывать ивенты, решать нестандартные и сложные задачи, воплощать идеи и быть немного волшебниками.

Наше сотрудничество начинается с диалога. Вы озвучите цель, ради которой хотите организовать круглый стол, укажете, будет ли он самостоятельным мероприятием или событием внутри другого события, назовете тему, которую обсудят участники, — а мы зададим уточняющие вопросы. Потом мы предложим концепт мероприятия, — а вопросы зададите вы. Затем мы придем к единому мнению, утвердим бюджет и подпишем договор. После этого мы займемся организацией события, а вы — другими своими делами.

И так оно будет до назначенного дня, когда ваш круглый стол начнется вовремя, пройдет с блеском, а вам останется принять благодарности и комплименты от участников. И обратиться к нам снова, когда возникнет необходимость организовать новое событие.

Какие услуги мы предоставляем?

Подбор локации
Мы подбираем максимально подходящую локацию для проведения круглого стола. При выборе локации учитываются ваши пожелания, бюджет, количество участников, наличие технических помещений и оборудования, возможность организации кофе-брейков, удобство местоположения и длительность мероприятия.
Разработка тайминг-плана
Мы проработаем тайминг-план и продумаем всё до мельчайших деталей, чтобы не допустить форс-мажоров.
Профессиональная фото/видео съемка
Профессиональный фотограф запечатлит каждый важный момент круглого стола. После мероприятия вы получите высококачественные обработанные фотографии и видео.
Техническое обеспечение
Мы определим, какое оборудование нужно для круглого стола, доставим, установим, подключим и обеспечим бесперебойную работу. Вам не придётся подбирать разъемы к звуковой аппаратуре, прятать провода и искать столы подходящей формы и размера.

  • Звуковое оборудование
  • Проекторы и экраны
  • Микшерные пульты
  • Световое оборудование
  • Сцены и подиумы
  • Стенды
  • Мебель для фуршетов и кофе-пауз
Трансфер для участников
Мы подберем транспорт нужной вместительности, скоординируем водителей в случае продления мероприятия, обеспечим трансфер участников на мероприятие и развоз после него.
Организация фуршетов и кофе-пауз
Мы рассчитаем необходимое количество блюд и напитков, учтем порядок и количество кофе-пауз и внесем их в тайминг-план круглого стола.

Администратор проконтролирует правильность подачи и скоординирует персонал, чтобы не допустить задержек.
Персонал для круглого стола
Ни один круглый стол не обходится без персонала. На каждое мероприятие мы привлекаем профессионалов, с которыми работаем длительное время, и уверены в их возможностях.

  • Администраторы
  • Ведущие
  • Хостес
  • Фотографы
  • Операторы
  • Официанты
  • Монтажники
  • Водители
Работа с участниками
Мы встретим и зарегистрируем участников, поможем им найти место в зале и обеспечим информационную поддержку в течении мероприятия.
Услуги и оборудование для синхронного перевода
Мы подберём переводчика, который специализируется на теме круглого стола, а при подборе локации учтем наличие технического помещения для переводчиков. Доставим и подключим необходимое оборудование и обеспечим всех участников наушниками.
Координация мероприятия
Мы заранее проинструктируем задействованный в проведении мероприятия персонал, обсудим условия работы с подрядчиками, внесём предоплаты, скоординируем всех подрядчиков, чтобы не допустить форс-мажоров и проконтролируем их работу. Мы закрепим за вами персонального менеджера, чтобы оперативно воплощать ваши пожелания и предоставлять всю необходимую информацию.

Давайте обсудим проведение круглого стола

Сколько стоит организация круглого стола в Киеве?

Цена проведения круглого стола меняется в зависимости от сложности работ. Если, образно говоря, собрать его на скорую руку из обрезков ПВХ, скрепленных между собой строительным степлером, то, конечно, он будет готов очень быстро и больших расходов не потребует. Но о качестве и долговечности в этом случае говорить не приходится.

С другой стороны, вытачивать стол из цельного трёхсотлетнего дуба, вырезать на нём орнамент и лакировать каждый миллиметр поверхности имеет смысл, только если вы хотите создать шедевр искусства, который простоит века. За таким и сидеть-то лишний раз будет страшно.

Мы же предлагаем вам нечто среднее: хороший, качественный круглый стол, который достойно выполнит свою функцию. На его создание, естественно, придется потратиться, и мы отразим в смете стоимость работ, подробно расписав каждый пункт. Затем, если вы захотите что-то добавить или, наоборот, убрать, мы проконсультируем вас, чтобы под раздачу случайно не попали какие-нибудь несущие части, вроде ножек.

Теперь отбросим метафоры. Окончательная цена мероприятия станет известна, только когда мы будем знать, что входит в его программу и какие затраты необходимы для его проведения. Стандартной сметы у нас нет, мы разрабатываем ее отдельно для каждого проекта. К примеру, на стоимость организации круглого стола повлияют:

  1. Количество и состав участников. Если приглашены специалисты из других городов, их нужно встретить, доставить в гостиницу (в которой необходимо заранее зарезервировать номера), а потом отвезти туда, где проходит событие. Если среди гостей будут иностранцы, нужно пригласить переводчика и позаботиться, чтобы раздаточные материалы были сделаны на двух языках. Кроме того, состав участников влияет на выбор модератора. Для того, чтобы управлять дискуссией докторов наук и дискуссией аспирантов, нужна разная степень подготовки.
  2. Специфичность темы. Ведущий должен в ней разбираться, и если тема очень специальная и редкая, найти модератора труднее.
  3. Срочность.
  4. Продолжительность мероприятия.
  5. Способ трансляции круглого стола: будут ли приглашены СМИ и какие, на каких онлайн-площадках будет идти трансляция и прочее.
  6. Количество выбранных услуг. Мы можем организовать круглый стол под ключ, и вам в этом случае нужно будет только подписать договор. А можем предоставить определенный набор услуг и работ, разделив с вами обязанности. Выбирать вам.

В смете вы увидите как общую стоимость проведения круглого стола, так и подробную финансовую раскладку по каждой услуге в отдельности. Все пункты сметы можно и нужно обсуждать. Только вы знаете все возможности вашего бюджета, а наша задача — найти оптимальное решение, сбалансировать стоимость ивента и его качество. Качество всегда в приоритете, поэтому некоторые статьи расходов невозможно сократить.

Наше взаимодействие с заказчиком проходит по четкой, проверенной схеме. Прежде всего клиент заполняет заявку на нашем сайте. В ней мы просим описать свое представление о будущем ивенте и сообщить как можно больше деталей — тему круглого стола, его формат (будет он самостоятельным событием или войдет в регламент более крупного мероприятия), количество участников и прочее.

Заявки обрабатываются круглосуточно. Вскоре с вами свяжется наш менеджер и уточнит все подробности заказа. Мы используем полученную информацию, чтобы разработать подробный план мероприятия. Затем составляется смета, и если она не вызывает вопросов у клиента, мы подписываем договор и приступаем к работе.

Конечно, заказчик потратит время, отвечая на наши вопросы и обсуждая различные варианты программы мероприятия. Но такая система работы гарантирует, что организация проведения круглого стола будет отвечать всем его требованиям и целям. Только диалог позволяет понять друг друга и убедиться, что мы действуем на одной волне. А именно это — фундамент успешного сотрудничества.

Почему нужно заказать проведение круглого стола в EasyEvent?

Потому что мы хоть и не столярная мастерская, но кое-что смыслим в круглых столах. Говоря в общем, мы умеем их проводить. А если сказать подробнее, то у нас есть несколько весомых плюсов:

  1. Богатый опыт. Примеры нашей работы можно увидеть в нашем портфолио, а оценить качество помогут отзывы клиентов, среди которых — крупные украинские и международные компании.
  2. Обширная и разнообразная материальная база. Мы знаем, что и где надо искать, какой компании доверить организацию питания участников, где лучше арендовать помещения, кто самым лучшим образом обеспечит трансфер, а кто быстро найдет высококлассного модератора. При проведении круглого стола и всех наших ивентов мы сотрудничаем только с проверенными подрядчиками, которые неоднократно доказали свою надежность на деле.
  3. Прозрачная и гибкая система оплаты. Мы прописываем в смете все расходы, обязательно согласовываем ее с клиентом и в дальнейшем строго ее придерживаемся. Можно не опасаться, что стоимость организации круглого стола внезапно вырастет вдвое. Мы не навязываем ненужного и включаем в смету только то, что действительно необходимо для проведения текущего мероприятия. Каждый заказ индивидуален.
  4. Отработанная схема взаимодействия с заказчиком. С одной стороны, мы получаем всю информацию, без которой невозможно выполнить заказ. С другой — не тратим попусту время клиента и свое. Мы прекрасно понимаем, что у каждого заказчика, помимо сотрудничества с нами, есть еще масса дел, которые требуют постоянного внимания. Именно поэтому так востребована услуга организации проведения круглого стола под ключ.
  5. Креативность. Мы легко генерируем идеи, не боимся экспериментов и нестандартных решений. Нас невозможно обескуражить необычной задачей. Мы воспринимаем ее как профессиональный вызов, она радует нас, дает возможность применить все свои навыки и знания.
  6. Ответственность. При проведении круглого стола важно идти четко по плану, соблюдать тайминги и координировать усилия многих людей. Мы отлично умеем это делать. Мы предпочитаем долгосрочные отношения с клиентами, поэтому всегда выполняем свои обязательства.

Мы могли бы еще долго себя хвалить: у нас есть для этого основания. Но самое главное можно выразить коротко — мы любим свою работу и умеем ее делать. И очень дорожим своей репутацией, поэтому скучные некачественные ивенты, раздутые сметы, небрежно проведенные переговоры, постоянные форсмажоры — это все не про нас. И наоборот: надежность, ответственность, творчество и стиль — это все мы.

Заполняйте бриф, и мы свяжемся с вами уже сегодня, чтобы сесть за стол переговоров и выполнить самые смелые ваши идеи.

Начать сотрудничество

Детальный бриф на организацию мероприятия