Организация и подготовка круглого стола

Круглый стол нередко проводится как часть более крупных мероприятий — форума, конференции и других. Однако он вполне жизнеспособен и как самостоятельное событие. Ему нет равных в случаях, когда нужно, чтобы группа специалистов всесторонне обсудила какой-либо конкретный вопрос или способы решения насущной проблемы. Иногда формат круглого стола выбирают, чтобы донести до коллег важную профессиональную информацию, и тогда цель мероприятия — не прийти к соглашению, а скорее получить пищу для размышлений.

У этого мероприятия есть ряд особенностей. В отличие от конференции, для проведения круглого стола выбирают узкую, часто специфическую тему. Ее обсуждают люди, которые уже много знают и умеют и хотят прояснить для себя сложные моменты или важные нюансы. И таких людей не бывает много, так что круглый стол обычно не самое масштабное мероприятие.

Особую роль на таком ивенте играет модератор. Это ключевая фигура, он должен быть уверенным и знающим, хорошо разбираться в теме круглого стола, но при этом не выходить на первый план. Его задачи — управлять дискуссией, предотвращать конфликты, грамотно и тонко переводить обсуждение из одного русла в другое, следить за тем, чтобы все участники имели возможность высказаться, и вовлекать в беседу наименее активных.

Чтобы организация круглого стола была успешной, необходимо:

1. Чётко обозначить тематику (это нужно для работы со СМИ и поиска ведущего). Наряду с главной темой для модератора нужно составить список подтем, которые тоже будут интересны участникам. Это необходимо, чтобы дискуссия не провисала. В ней будут принимать участие люди с разными темпераментами и характерами, и не все они смогут сразу разогреться для большого обсуждения.
2. Найти подходящую локацию — просторное, хорошо освещенное помещение с комфортным микроклиматом, прохладное в жару и теплое в зимнее время.
3. Обеспечить всю необходимую технику (проекторы, ноутбуки) и расходные материалы (ручки, блокноты).
4. Организовать питание. Если кроме кофе-брейков планируется обед, нужно выбрать меню, которое способствует умственной активности.
5. Обеспечить транспортировку участников на мероприятие и с него
6. Если присутствуют гости из других городов или стран, забронировать для них номера в гостинице (желательно поблизости от места, где пройдет событие) и обеспечить синхронный перевод информации.

Правила проведения круглого стола остаются неизменными и в том случае, когда он является частью другого мероприятия. Он должен быть хорошо организован, а также иметь заранее продуманные тайминги, которые не будут конфликтовать с общим расписанием. Например, обеденный перерыв участников должен совпадать с общим приемом пищи. Казалось бы, мелочь, а как много значит!

При тщательной организации проведение круглого стола приносит хорошие результаты. Оригинальные идеи рождаются там нечасто, но зато появляется великолепная возможность обобщить мнения и обменяться знаниями. Кроме того, круглый стол успешно разнообразит формат больших мероприятий. Конечно, для этого придется потрудиться. Хорошая новость: у вас есть мы.

Обратившись к нам, вы можете быть уверены: круглый стол, как и любой другой ивент, наша команда организует быстро и чётко, без лишних затрат и проволочек. Мы знаем, как распределить рабочее время, каких ведущих пригласить для той или иной категории участников и как создать приятную дружественную обстановку, которая обеспечит бесконфликтное общение.

Мы найдем аренду с наилучшим соотношением цены и качества и возьмем на себя все хлопоты по координации мероприятия, оставив на вашу долю спокойствие и уверенность. Нам нравится такое разделение. Нам вообще нравится организовывать ивенты, решать нестандартные и сложные задачи, воплощать идеи и быть немного волшебниками.

Наше сотрудничество начинается с диалога. Вы озвучите цель, ради которой хотите организовать круглый стол, укажете, будет ли он самостоятельным мероприятием или событием внутри другого события, назовете тему, которую обсудят участники, — а мы зададим уточняющие вопросы. Потом мы предложим концепт мероприятия, — а вопросы зададите вы. Затем мы придем к единому мнению, утвердим бюджет и подпишем договор. После этого мы займемся организацией события, а вы — другими своими делами.

И так оно будет до назначенного дня, когда ваш круглый стол начнется вовремя, пройдет с блеском, а вам останется принять благодарности и комплименты от участников. И обратиться к нам снова, когда возникнет необходимость организовать новое событие.

Цена проведения круглого стола меняется в зависимости от сложности работ. Если, образно говоря, собрать его на скорую руку из обрезков ПВХ, скрепленных между собой строительным степлером, то, конечно, он будет готов очень быстро и больших расходов не потребует. Но о качестве и долговечности в этом случае говорить не приходится.

С другой стороны, вытачивать стол из цельного трёхсотлетнего дуба, вырезать на нём орнамент и лакировать каждый миллиметр поверхности имеет смысл, только если вы хотите создать шедевр искусства, который простоит века. За таким и сидеть-то лишний раз будет страшно.

Мы же предлагаем вам нечто среднее: хороший, качественный круглый стол, который достойно выполнит свою функцию. На его создание, естественно, придется потратиться, и мы отразим в смете стоимость работ, подробно расписав каждый пункт. Затем, если вы захотите что-то добавить или, наоборот, убрать, мы проконсультируем вас, чтобы под раздачу случайно не попали какие-нибудь несущие части, вроде ножек.

Теперь отбросим метафоры. Окончательная цена мероприятия станет известна, только когда мы будем знать, что входит в его программу и какие затраты необходимы для его проведения. Стандартной сметы у нас нет, мы разрабатываем ее отдельно для каждого проекта. К примеру, на стоимость организации круглого стола повлияют:

1. Количество и состав участников. Если приглашены специалисты из других городов, их нужно встретить, доставить в гостиницу (в которой необходимо заранее зарезервировать номера), а потом отвезти туда, где проходит событие. Если среди гостей будут иностранцы, нужно пригласить переводчика и позаботиться, чтобы раздаточные материалы были сделаны на двух языках. Кроме того, состав участников влияет на выбор модератора. Для того, чтобы управлять дискуссией докторов наук и дискуссией аспирантов, нужна разная степень подготовки.
2. Специфичность темы. Ведущий должен в ней разбираться, и если тема очень специальная и редкая, найти модератора труднее.
3. Срочность.
4. Продолжительность мероприятия.
5. Способ трансляции круглого стола: будут ли приглашены СМИ и какие, на каких онлайн-площадках будет идти трансляция и прочее.
6. Количество выбранных услуг. Мы можем организовать круглый стол под ключ, и вам в этом случае нужно будет только подписать договор. А можем предоставить определенный набор услуг и работ, разделив с вами обязанности. Выбирать вам.

В смете вы увидите как общую стоимость проведения круглого стола, так и подробную финансовую раскладку по каждой услуге в отдельности. Все пункты сметы можно и нужно обсуждать. Только вы знаете все возможности вашего бюджета, а наша задача — найти оптимальное решение, сбалансировать стоимость ивента и его качество. Качество всегда в приоритете, поэтому некоторые статьи расходов невозможно сократить.

Наше взаимодействие с заказчиком проходит по четкой, проверенной схеме. Прежде всего клиент заполняет заявку на нашем сайте. В ней мы просим описать свое представление о будущем ивенте и сообщить как можно больше деталей — тему круглого стола, его формат (будет он самостоятельным событием или войдет в регламент более крупного мероприятия), количество участников и прочее.

Заявки обрабатываются круглосуточно. Вскоре с вами свяжется наш менеджер и уточнит все подробности заказа. Мы используем полученную информацию, чтобы разработать подробный план мероприятия. Затем составляется смета, и если она не вызывает вопросов у клиента, мы подписываем договор и приступаем к работе.

Конечно, заказчик потратит время, отвечая на наши вопросы и обсуждая различные варианты программы мероприятия. Но такая система работы гарантирует, что организация проведения круглого стола будет отвечать всем его требованиям и целям. Только диалог позволяет понять друг друга и убедиться, что мы действуем на одной волне. А именно это — фундамент успешного сотрудничества.

Потому что мы хоть и не столярная мастерская, но кое-что смыслим в круглых столах. Говоря в общем, мы умеем их проводить. А если сказать подробнее, то у нас есть несколько весомых плюсов:

1. Богатый опыт. Примеры нашей работы можно увидеть в нашем портфолио, а оценить качество помогут отзывы клиентов, среди которых — крупные украинские и международные компании.
2. Обширная и разнообразная материальная база. Мы знаем, что и где надо искать, какой компании доверить организацию питания участников, где лучше арендовать помещения, кто самым лучшим образом обеспечит трансфер, а кто быстро найдет высококлассного модератора. При проведении круглого стола и всех наших ивентов мы сотрудничаем только с проверенными подрядчиками, которые неоднократно доказали свою надежность на деле.
3. Прозрачная и гибкая система оплаты. Мы прописываем в смете все расходы, обязательно согласовываем ее с клиентом и в дальнейшем строго ее придерживаемся. Можно не опасаться, что стоимость организации круглого стола внезапно вырастет вдвое. Мы не навязываем ненужного и включаем в смету только то, что действительно необходимо для проведения текущего мероприятия. Каждый заказ индивидуален.
4. Отработанная схема взаимодействия с заказчиком. С одной стороны, мы получаем всю информацию, без которой невозможно выполнить заказ. С другой — не тратим попусту время клиента и свое. Мы прекрасно понимаем, что у каждого заказчика, помимо сотрудничества с нами, есть еще масса дел, которые требуют постоянного внимания. Именно поэтому так востребована услуга организации проведения круглого стола под ключ.
5. Креативность. Мы легко генерируем идеи, не боимся экспериментов и нестандартных решений. Нас невозможно обескуражить необычной задачей. Мы воспринимаем ее как профессиональный вызов, она радует нас, дает возможность применить все свои навыки и знания.
6. Ответственность. При проведении круглого стола важно идти четко по плану, соблюдать тайминги и координировать усилия многих людей. Мы отлично умеем это делать. Мы предпочитаем долгосрочные отношения с клиентами, поэтому всегда выполняем свои обязательства.

Мы могли бы еще долго себя хвалить: у нас есть для этого основания. Но самое главное можно выразить коротко — мы любим свою работу и умеем ее делать. И очень дорожим своей репутацией, поэтому скучные некачественные ивенты, раздутые сметы, небрежно проведенные переговоры, постоянные форсмажоры — это все не про нас. И наоборот: надежность, ответственность, творчество и стиль — это все мы.

Заполняйте бриф, и мы свяжемся с вами уже сегодня, чтобы сесть за стол переговоров и выполнить самые смелые ваши идеи.